ちゃんと読まれる議事メモのテンプレート

議事メモの多くは同じところでつまずきます。何が議論されたかは書いても、何が決まったかが抜けているのです。Microsoft の 2023 年版 Work Trend Index では、31 か国 31,000 人の働く人のうち 55% が会議の終わりに次の行動がはっきりしないと答え、56% が何が起きたかをまとめるのは難しいと答えました（Microsoft WorkLab）。よい議事メモは、より少ない文章でこの両方を解決します。

議事メモの役目

議事メモは決定事項を記録し、来週また同じことを決め直さなくて済むようにします。アクションを割り当て、それぞれに担当者を一人、期日を一つ付けます。未解決の質問を、誰かが答えるまで見える場所に置いておきます。そして欠席した人に、決定事項を理解できるだけの背景を伝えます。

それ以外のことは、誰が何を言ったかも含めて、なくてもかまいません。決定もアクションも未解決の質問も出なかった会議なら、議事メモにそう一行書けばよく、その一行自体が読む人に会議についての有益な情報を伝えます。

テンプレート

ドキュメントツールにコピーしてください。Markdown で書いてあるので、たいていのエディターでそのまま使えます。

# [会議名] · [日付]

**参加者：** 名前（招待されたが欠席した人も）
**目的：** この会議で得たい一つの結果

## 決定事項
- [過去形の文で書いた決定]

## アクション
- [ ] [内容] · 担当：[一人の名前] · 期日：[日付]

## 未解決の質問
- [質問] · 調べる人：[名前]

## メモ
### [議題 1]
- 欠席した人が上の決定事項を理解するのに必要なことだけ

## リンク
- 資料、チケット、録画

この順番には意味があります。最初の画面で読むのをやめた人も、決定事項とアクションはもう手にしていて、たいていの人に必要なのはそれだけです。

会議中の書き方

会議が始まる前に文書を作り、目的とアジェンダを書いて招待に添付します。ほぼすべてをリモートで行う会社のために書かれた GitLab のハンドブックは、この点ではっきりしています。どの会議にもリアルタイムで更新する唯一のアジェンダ文書があるべきで、アジェンダのない会議は開くべきではないとしています（GitLab ハンドブック）。

決定は出たその場で、誰かがそのまま動ける文として書きます。11 月 3 日に機能フラグ付きで公開すると書いてあれば、それは決定です。公開時期について議論したとだけ書いてあれば、話し合ったことしか残らず、翌週にまた同じ議論が始まりかねません。アクションの担当者も一人にします。チームは報告に来られないので、二人で分け合うときは、報告する側の名前を書きます。

最後の 2 分で、アクションを全員に読み上げます。全員がまだその場にいて、担当者と期日をすぐ直せるので、いちばん安上がりな確認です。情報源は一つにしましょう。二人が別々の文書にメモを取ったら、送る前にまとめます。GitLab 自身のルールでは、二つ目のアジェンダが現れた時点で会議を止め、一つに決めます。

会議の種類ごとの変形

1on1 は、その関係全体のための文書を一つ続けて使うのがいちばんです。最新回を上に置き、次回どちらかが話したい話題の欄を設けます。

プロジェクトの進捗会議では、決定事項の上に作業ごとの状況を一行ずつ書き、順調か、リスクがあるか、止まっているかと、その理由を添えます。色より言葉のほうが目で追いやすく、誰にとっても同じ意味で読めます。

顧客や営業の通話のメモには、先方の目標と懸念の二つの欄が加わり、できるだけ顧客自身の言葉で書きます。三つ目の欄に約束したフォローアップを書けば、それがそのまま送るメールになります。

面接後の振り返りでは、全体の判断を誰かが話し出す前に、能力ごとに、聞いた証拠とともに評価します。意見より前に証拠を書けば、声の大きい一人の見方に全員の評価が引きずられるのを防げます。

定例のチーム会議では、終わっていないアクションを、完了するか取りやめるまで冒頭に残しておきます。何かが黙って消えることがなくなります。

会議のあと

議論を皆が覚えているうちに、その日のうちに送ります。決定事項とアクションはメッセージ本文に書き、完全な文書へのリンクを添えます。ほとんどの人はリンクを開かないからです。タスク管理ツールに入れるべきアクションなら、そこでタスクを作り、議事メモからリンクします。そうすればツールと議事メモが食い違うことはありません。

会議は高くつきます。Harvard Business Review によると、経営幹部が会議に使う時間は週 23 時間近くで、1960 年代の 10 時間未満から増えています（Perlow、Hadley、Eun、2017）。議事メモは、その時間を通話のあとにも残るものに変える手段です。

文字起こし、AI の要約、議事メモ

録音や文字起こしのツールで何でも記録できるようになり、議事メモはむしろ大事になりました。何が重要だったかを言うのは、やはり人の仕事だからです。文字起こしは議事メモを確かめるための記録として使い、議事メモ自体は短くします。AI の要約を使うなら、送る前に読みましょう。要約は話題をまとめるのは得意でも、誰が何に同意したかを正確に押さえるのは苦手です。

会議の参加者は全員、録音や文字起こしをされていることを知っているべきで、場所によっては法律で同意が必要です。ルールは録音の同意についての記事で説明しています。文字起こしは個人データでもあるので、役に立つ間だけ保管しましょう。

このサイトで紹介している Prepped は、会議の文字起こしと資料から議事メモを書きます。見出しは会議の種類ごとに設定できるので、上のテンプレートの見出しをそのまま使うこともできます。会議は、AI ツールやチャットにそのまま貼れるプレーンテキストか、Word 文書として書き出せます。