AI で会議を記録するときに守る録音の同意ルール

AI の記録ツールや会議アシスタントのおかげで、会話の録音はボタン一つでできるようになり、これまで目立たなかった法律上の疑問がよく聞かれるようになりました。ほかの人の同意は必要なのか。それは全員がどこにいるかによりますが、聞いておくのがほぼ常に正しい選択です。この記事では、米国と EU のルール、採用で AI を使うことについての比較的新しいルール、そして実際の聞き方を説明します。ここにあるのは一般的な情報で、あなたの状況にどう当てはまるかは弁護士に確認してください。

米国の一方同意と全員同意

米国の連邦法が最低限の基準を定めています。連邦の盗聴法では、自分が参加している電話・対面・電子的な会話、または参加者の一人が同意している会話を録音することは違法ではありません。ただし、犯罪や不法行為のために録音する場合は別です（18 U.S.C. § 2511(2)(d)）。これを一方同意と呼びます。会話の当事者であれば、連邦法上は自分の同意で足ります。

州はこれより厳しくでき、実際に多くの州が厳しくしています。報道の自由のための記者委員会（RCFP）によれば、主に全当事者の同意を求める州は約 11 あります。カリフォルニア、デラウェア、フロリダ、イリノイ、メリーランド、マサチューセッツ、ミシガン（少なくとも会話の外にいる人が録音する場合）、モンタナ、ニューハンプシャー、ペンシルベニア、ワシントンです（RCFP）。さらにいくつかの州は二つのルールを組み合わせています。ミズーリとオレゴンは対面の会話に全員の同意、電話に一方の同意を求め、コネチカットとネバダはその逆です。ハワイとメインは、特に私的な場所では全員の同意を求めます。バーモントには独自の録音に関する法律がないため、連邦のルールが適用されます。

全員同意の州はどれほど厳しいか

カリフォルニア州の法律は、何が懸かっているかをよく示しています。全当事者の同意なしに秘密の通信を録音することを禁じており、対面か電話その他の機器を通じてかは問いません。参加者の誰かが当事者の間だけにとどめたいと考えていることが状況から合理的にうかがえる場合、その通信は秘密とされます。公の集会は除かれ、聞かれたり録音されたりすることを合理的に予期できる場面も除かれます。初回の違反は 1 件につき最大 2,500 ドルの罰金、拘禁、またはその両方で、違法に録音したものは証拠として使えません（カリフォルニア州刑法 § 632）。

多くの州の法律では録音された人が訴えることもでき、3 倍賠償や弁護士費用を認める州もあります。刑事訴追の可能性が低くても、民事の請求は現実のリスクです。

州をまたぐ通話

ビデオ通話が一つの州で完結することはまれです。録音した人の州と録音された人の州のどちらの法律を適用するかについて裁判所の判断が分かれているため、RCFP は、州をまたぐ通話では厳しいほうの法律が適用されると考えるよう勧めています。通話に全員同意の州にいる可能性のある人がいれば、全員の同意を得ましょう。

何が同意にあたるか

いつも署名が必要なわけではありません。RCFP によれば、会話の参加者が録音されていると知らされたうえで話を続けた場合、裁判所は一般にそれを同意とみなします。録音機器がはっきり見える対面の取材でも同じです。同意を示すいちばん簡単な方法は、最初に声に出して伝え、伝えた記録を残しておくことです。

AI の文字起こしは録音にあたるか

法律は録音、盗聴、傍受について定めており、その多くは AI の記録ツールが登場する何十年も前に書かれました。文字起こしのために通話の音声を取り込むツールは、まさにこれらの法律が描いていることをしており、文字起こし自体が会話の記録です。あとで音声を削除するツールであっても、AI の文字起こしは録音と同じに扱うのが安全な解釈です。

AI ツールでは、音声や文字がたいてい別の会社にも渡ります。どのツールを使っているかを伝え、その会社が何を保管するかを確認しましょう。

欧州の GDPR

EU では、特定できる個人の録音や文字起こしは個人データであり、一般データ保護規則が適用されます。会議にとって特に重要なのは、規則のうち二つの部分です。

一つは法的根拠です。第 6 条は 6 つを挙げており、会議で現実的なのは同意と正当な利益です。正当な利益を根拠にするなら、録音することのあなたの利益と、参加者の権利とを比べて判断する必要があります（GDPR 第 6 条）。

もう一つは伝えることです。本人から個人データを集めるとき、第 13 条は、誰が集めるのか、目的と根拠、誰が受け取るのか、保管期間、そして監督機関への苦情を含む本人の権利を伝えるよう求めています（GDPR 第 13 条）。

個人が純粋に私的または家庭内の活動として行う処理には GDPR は適用されません（GDPR 第 2 条）。家族の通話はこの例外にあたりえます。仕事の会議はあたらないので、職場で録音するなら、雇用主の方針とデータ保護責任者に確認するところから始めましょう。

採用での AI についての新しいルール

採用で AI が人を評価する場合に特に適用されるルールが二つあります。2025 年 2 月 2 日から、EU の AI 法は職場と教育の場で AI システムを使って人の感情を推定することを禁じています。医療上または安全上の理由は例外です（第 5 条 1 項 (f)）。顔や声から候補者の熱意やストレスを読み取ると称するツールがこれにあたります。

イリノイ州の人工知能ビデオ面接法は、録画されたビデオ面接を AI で分析する雇用主に対し、事前に応募者に知らせ、AI の仕組みと何を見るのかを説明し、同意を得ることを求めています。動画を共有できるのは評価に必要な人だけで、応募者から求められれば 30 日以内に削除しなければなりません（820 ILCS 42）。

これらのルールが縛るのは雇用主です。候補者が向き合うのはたいてい別の問題で、面接のルールが AI の手助けをそもそも認めているかどうかです。多くの雇用主は面接中の外部の助けを禁じ、録音を認めないところもあります。ツールがウィンドウを隠せても、あなたが同意したルールは変わりません。案内がはっきりしなければ、確認しましょう。

実際の聞き方

招待に一文書き、通話の冒頭でもう一度言います。

通話を文字起こしする AI の記録ツールを使って、あとで議事メモを共有したいと思っています。文字起こしは私が保管し、30 日後に削除します。皆さん、よろしいでしょうか？

一人ひとりの返事を待ちます。誰かが断ったら、ツールを止めて手でメモを取りましょう。その人の会話でもあるからです。あとから入ってきた人には、入ってきたときに伝えます。

定例会議なら一度合意して会議の説明に書いておけば、新しい参加者も入る前に目にします。

Prepped の同意の扱い

Prepped は、最初に開始する会議の前に、会話の参加者全員が録音と文字起こしに同意していることを確認するよう求め、確認した日時を記録します。次の会議の前にもう一度聞くようにもできます。音声そのものは、デスクトップアプリで会議の記録をオンにしたときだけ、暗号化されない普通のファイルとしてパソコンに保存します。文字起こしは修正や削除ができるテキストで、会議を削除すると文字起こし、回答、資料も削除されます。ほかの人の同意を得る責任はあなたにあるので、この確認は見落とせない場所に表示されます。