一份大家真的会读的会议纪要模板

大多数会议纪要都在同一个地方出问题。它们记下了讨论了什么，漏掉了决定了什么。在微软 2023 年《工作趋势指数》对 31 个国家 31,000 名员工的调查中，55% 的人说会议结束时下一步并不清楚，56% 的人说很难总结会上发生了什么（Microsoft WorkLab）。好的纪要能同时解决这两个问题，而且需要写的字更少。

纪要的用途

纪要记录决定，这样下周没人需要再决定一遍。它分配待办，每项有一个负责人和一个日期。它让未解决的问题一直保持可见，直到有人回答。它还为缺席的人提供背景，够他们看懂决定就行。

其他内容，包括谁说了什么，都可有可无。如果一场会议没有产生任何决定、待办或未解决的问题，纪要就用一行字说明，而这一行字本身就告诉了读者关于这场会议的有用信息。

模板

把它复制到你的文档工具里。它用 Markdown 写成，在大多数编辑器里可以直接使用。

# [会议名称] · [日期]

**参会人：** 姓名（以及受邀但缺席的人）
**目的：** 这场会议要达成的一个结果

## 决定
- [用过去时写成的陈述句]

## 待办事项
- [ ] [事项] · 负责人：[一个名字] · 截止：[日期]

## 未解决的问题
- [问题] · 谁去弄清楚：[名字]

## 记录
### [议程 1]
- 只写缺席的人看懂上面的决定所需要的内容

## 链接
- 文档、工单、录音

这个顺序是有意安排的。只看第一屏的读者，已经拿到了决定和待办，而大多数读者需要的也就这些。

会议中怎样填写

会议开始前建好文档，写上目的和议程，并附在会议邀请里。GitLab 的手册是为一家几乎完全远程办公的公司写的，它在这一点上态度坚决。每场会议都应该有唯一一份实时议程文档，没有议程的会议就不该开（GitLab 手册）。

每个决定一出现就写下来，写成别人能照着去做的陈述句。写着团队将在 11 月 3 日通过功能开关上线，这是一个决定。只写讨论了上线时间，记下的只是大家聊过，下周很可能又从头讨论一遍。每项待办也只能有一个负责人。一个团队没法回来汇报，所以两个人共同负责时，写下那个会回来汇报的人。

在最后两分钟，把待办读给大家听。这是成本最低的核对，因为人还在会上，负责人和日期当场就能更正。另外，只保留一个信息来源。如果两个人在两份文档里记，发出前把它们合并。GitLab 自己的规则是，一旦出现第二份议程，就停下会议，选定一份。

常见会议的变体

一对一沟通最适合用一份持续更新的文档，覆盖整段工作关系，最新一次放在最上面，并留一个栏目给双方下次想谈的话题。

项目进展会可以在决定上方为每条工作线写一行，说明它按计划进行、有风险还是受阻，以及原因。文字比颜色更容易扫读，每个人读到的意思也都一样。

客户或销售通话的纪要多出两个栏目，分别记客户的目标和顾虑，尽量用对方自己的话写。第三个栏目列出你承诺的跟进，它就是你要发的那封邮件。

面试复盘时，在任何人讨论整体决定之前，分别为每项能力评分，并写下你听到的证据。证据写在意见前面，可以避免一个声音最大的看法左右所有人的评分。

例行团队会应该把未完成的待办放在最上面一直带着，直到完成或明确放弃，这样不会有事情悄悄消失。

会后

当天发出纪要，趁大家还记得讨论内容。把决定和待办写在消息正文里，并附上完整文档的链接，因为大多数人永远不会点开链接。如果某项待办应该进入任务系统，就在那里创建任务，并在纪要里链接它，这样任务系统和纪要就不会对不上。

会议的成本很高。《哈佛商业评论》报道，高管每周花在会议上的时间接近 23 小时，而 20 世纪 60 年代还不到 10 小时（Perlow、Hadley 和 Eun，2017）。纪要让这些时间在通话结束后留下长久的成果。

转写、AI 摘要和纪要

录音和转写工具让记下一切变得很容易，这反而让纪要更重要，因为总得有人说明什么最要紧。把转写当作核对纪要用的记录，纪要本身保持简短。如果用 AI 摘要，发出前读一遍。摘要擅长归纳话题，对于到底谁同意了什么，它就没那么可靠。

会上每个人都应该知道正在被录音或转写，在一些地方，法律还要求征得他们同意，我们在关于录音同意的文章中解释了这些规则。转写也属于个人数据，只在有用的时候保留。

本网站介绍的应用 Prepped，会根据一场会议的转写和资料写出会议纪要，纪要的栏目可以按会议类型设定，所以上面模板里的栏目也可以成为它的栏目。会议可以导出为纯文本，直接粘贴进 AI 工具或聊天里，也可以导出为 Word 文档。