Una plantilla de actas de reunión que la gente sí lee

La mayoría de las actas fallan en el mismo sitio. Recogen lo que se habló y se dejan lo que se decidió. En la encuesta Work Trend Index de 2023 de Microsoft, con 31.000 trabajadores de 31 países, el 55 % dijo que al final de una reunión los siguientes pasos no están claros, y el 56 % dijo que cuesta resumir lo que pasó (Microsoft WorkLab). Un buen acta resuelve las dos cosas, y lo hace escribiendo menos.

Para qué sirve un acta

Un acta registra las decisiones, para que nadie tenga que volver a tomarlas la semana que viene. Asigna tareas, cada una con un responsable y una fecha. Mantiene a la vista las preguntas abiertas hasta que alguien las responda. Y da a quien no estuvo el contexto suficiente para entender las decisiones, sin más.

Todo lo demás, incluido quién dijo qué, es opcional. Si una reunión no produjo decisiones, tareas ni preguntas abiertas, el acta puede decirlo en una línea, y esa línea ya cuenta al lector algo útil sobre la reunión.

La plantilla

Cópiala en tu herramienta de documentos. Está escrita en Markdown, así que funciona tal cual en la mayoría de los editores.

# [Nombre de la reunión] · [fecha]

**Asistentes:** nombres (y quién estaba invitado pero no vino)
**Objetivo:** el único resultado para el que existe esta reunión

## Decisiones
- [Decisión, escrita como una afirmación en pasado]

## Tareas
- [ ] [Tarea] · Responsable: [un nombre] · Fecha: [fecha]

## Preguntas abiertas
- [Pregunta] · Quién lo averigua: [nombre]

## Notas
### [Punto 1 del orden del día]
- Solo lo que necesita quien no estuvo para entender las decisiones de arriba

## Enlaces
- Documentos, incidencias, grabaciones

El orden es deliberado. Quien deje de leer tras la primera pantalla ya tiene las decisiones y las tareas, que es todo lo que necesita la mayoría.

Cómo rellenarla durante la reunión

Crea el documento antes de que empiece la reunión, con el objetivo y el orden del día, y adjúntalo a la convocatoria. El manual de GitLab, escrito para una empresa que lo hace casi todo en remoto, es tajante en esto. Cada reunión debe tener un único documento del orden del día que se actualiza en directo, y una reunión sin orden del día no debería celebrarse (manual de GitLab).

Escribe cada decisión en el momento en que se toma, como una afirmación con la que alguien pueda actuar. Una línea que dice que el equipo lanzará el 3 de noviembre detrás de una opción desactivable es una decisión. Una línea que dice que se habló de la fecha de lanzamiento solo recoge que la gente habló, y es probable que la misma discusión vuelva a empezar la semana siguiente. Da también a cada tarea un único responsable. Un equipo no puede informar de nada, así que si dos personas comparten una tarea, anota a la que informará.

En los dos últimos minutos, lee las tareas en voz alta. Es la comprobación más barata que existe, porque la gente corrige responsables y fechas mientras todavía está en la sala. Y mantén una sola fuente de verdad. Si dos personas toman notas en dos documentos, únelos antes de enviarlos. La propia regla de GitLab es parar la reunión y quedarse con un solo orden del día en cuanto aparece un segundo.

Variantes para reuniones habituales

Una reunión individual funciona mejor con un único documento continuo para toda la relación de trabajo, con la reunión más reciente arriba y un apartado para los temas que cualquiera de los dos quiera sacar la próxima vez.

En un seguimiento de proyecto, pon encima de las decisiones una línea por cada línea de trabajo que diga si va en plazo, en riesgo o bloqueada, y por qué. Las palabras se leen más rápido que los colores, y todo el mundo las entiende igual.

El acta de una llamada con un cliente o de ventas gana dos apartados, los objetivos del cliente y sus preocupaciones, con sus propias palabras siempre que puedas. Un tercer apartado recoge el seguimiento que prometiste, y se convierte en tu correo.

En una valoración tras una entrevista, puntúa cada competencia por separado, con las pruebas que oíste, antes de que nadie hable de la decisión final. Escribir las pruebas antes que las opiniones evita que una sola opinión muy insistente marque la puntuación de todos.

Una reunión periódica del equipo debe mantener arriba las tareas pendientes hasta que se terminen o se descarten, para que nada desaparezca sin que nadie se dé cuenta.

Después de la reunión

Envía el acta el mismo día, mientras la gente todavía recuerda el debate. Pon las decisiones y las tareas en el cuerpo del mensaje y enlaza el documento completo, porque la mayoría no abrirá nunca el enlace. Si una tarea debe estar en un gestor de tareas, créala allí y enlázala desde el acta, para que el gestor y el acta no puedan contradecirse.

Las reuniones son caras. Harvard Business Review publicó que los directivos pasan casi 23 horas a la semana en reuniones, frente a menos de 10 en los años sesenta (Perlow, Hadley y Eun, 2017). El acta es la forma de convertir ese tiempo en algo que dure más que la llamada.

Transcripciones, resúmenes de IA y actas

Las herramientas de grabación y transcripción han hecho fácil capturarlo todo, y eso hace el acta más importante, porque alguien tiene que decir qué importó. Usa la transcripción como el registro con el que compruebas el acta y mantén el acta breve. Si usas un resumen de IA, léelo antes de enviarlo. Los resúmenes se defienden bien con los temas y peor con quién aceptó exactamente qué.

Todos los asistentes deben saber que la reunión se está grabando o transcribiendo, y en algunos lugares la ley exige su consentimiento. Explicamos las normas en el artículo sobre el consentimiento para grabar. Las transcripciones también son datos personales, así que guárdalas solo mientras sean útiles.

Prepped, la aplicación de la que trata este sitio, redacta el acta a partir de la transcripción y el material de una reunión. Los apartados se pueden definir para cada tipo de reunión, así que los de la plantilla de arriba pueden ser también los suyos. La reunión se exporta como texto sin formato, listo para pegar en una herramienta de IA o en un chat, o como documento de Word.