사람들이 실제로 읽는 회의록 템플릿

회의록은 대부분 같은 곳에서 실패합니다. 무엇을 논의했는지는 적지만, 무엇을 결정했는지는 빠뜨립니다. Microsoft의 2023년 Work Trend Index에서 31개국 직장인 31,000명 중 55%가 회의가 끝날 때 다음 단계가 분명하지 않다고 답했고, 56%가 무슨 일이 있었는지 요약하기 어렵다고 답했습니다(Microsoft WorkLab). 좋은 회의록은 이 두 가지를 더 적은 글로 해결합니다.

회의록의 역할

회의록은 결정 사항을 기록해서, 다음 주에 누구도 같은 것을 다시 결정하지 않게 합니다. 할 일을 배정하고, 할 일마다 담당자 한 명과 기한 하나를 붙입니다. 남은 질문은 누군가 답할 때까지 보이는 곳에 둡니다. 그리고 참석하지 못한 사람에게 결정 사항을 이해할 만큼의 맥락을 전합니다.

누가 무슨 말을 했는지를 포함해 나머지는 모두 선택입니다. 결정도, 할 일도, 남은 질문도 나오지 않은 회의라면 회의록에 그렇다고 한 줄 쓰면 되고, 그 한 줄 자체가 읽는 사람에게 회의에 대한 유용한 정보를 줍니다.

템플릿

문서 도구에 복사해 쓰세요. Markdown으로 쓰여 있어서 대부분의 편집기에서 그대로 쓸 수 있습니다.

# [회의 이름] · [날짜]

**참석자:** 이름 (초대받았지만 불참한 사람도)
**목적:** 이 회의에서 얻으려는 한 가지 결과

## 결정 사항
- [과거형 문장으로 쓴 결정]

## 할 일
- [ ] [내용] · 담당: [한 사람의 이름] · 기한: [날짜]

## 남은 질문
- [질문] · 알아볼 사람: [이름]

## 메모
### [안건 1]
- 불참한 사람이 위의 결정 사항을 이해하는 데 필요한 것만

## 링크
- 문서, 티켓, 녹화본

이 순서에는 이유가 있습니다. 첫 화면만 보고 읽기를 멈춘 사람도 결정 사항과 할 일은 이미 얻었고, 대부분의 사람에게 필요한 것은 그것뿐입니다.

회의 중에 채우는 법

회의가 시작되기 전에 문서를 만들어 목적과 안건을 적고 초대장에 첨부하세요. 거의 모든 일을 원격으로 하는 회사를 위해 쓰인 GitLab 핸드북은 이 점에서 단호합니다. 모든 회의에는 실시간으로 갱신하는 하나의 안건 문서가 있어야 하며, 안건이 없는 회의는 열지 말아야 한다고 말합니다(GitLab 핸드북).

결정은 나오는 즉시, 누군가 그대로 움직일 수 있는 문장으로 쓰세요. 11월 3일에 기능 플래그를 걸고 출시한다고 적혀 있으면 그것은 결정입니다. 출시 시기를 논의했다고만 적혀 있으면 사람들이 이야기를 나눴다는 사실만 남고, 다음 주에 같은 논의가 다시 시작되기 쉽습니다. 할 일마다 담당자도 한 명이어야 합니다. 팀은 결과를 보고할 수 없으니, 두 사람이 나눠 맡는다면 보고할 사람의 이름을 쓰세요.

마지막 2분 동안 할 일을 모두에게 다시 읽어 주세요. 모두가 아직 자리에 있어서 담당자와 기한을 바로 고칠 수 있으니, 가장 값싼 확인입니다. 기준이 되는 문서는 하나로 유지하세요. 두 사람이 두 문서에 메모했다면 보내기 전에 합칩니다. GitLab 자체의 규칙은 두 번째 안건 문서가 나타나는 즉시 회의를 멈추고 하나로 정하는 것입니다.

회의 종류별 변형

1:1 면담에는 그 관계 전체를 위한 문서 하나를 계속 쓰는 방식이 가장 잘 맞습니다. 최신 회의를 맨 위에 두고, 다음에 어느 쪽이든 꺼내고 싶은 주제를 적는 칸을 둡니다.

프로젝트 진행 회의에서는 결정 사항 위에 작업 흐름별로 한 줄씩, 순조로운지, 위험한지, 막혔는지와 그 이유를 씁니다. 색보다 말이 훑어보기 쉽고, 누구에게나 같은 뜻으로 읽힙니다.

고객이나 영업 통화의 회의록에는 고객의 목표와 우려라는 두 칸이 더해지고, 가능하면 고객의 말 그대로 씁니다. 세 번째 칸에 약속한 후속 조치를 적으면, 그것이 그대로 보낼 이메일이 됩니다.

면접 후 평가 회의에서는 누구든 전체 결정을 논의하기 전에, 들은 증거와 함께 역량별로 따로 평가합니다. 의견보다 증거를 앞에 쓰면 목소리 큰 한 사람의 견해가 모두의 평가를 정해 버리는 것을 막을 수 있습니다.

정기 팀 회의에서는 끝나지 않은 할 일을 완료되거나 취소될 때까지 맨 위에 남겨 둡니다. 그러면 어떤 일도 조용히 사라지지 않습니다.

회의가 끝난 뒤

사람들이 논의를 기억할 때, 그날 안에 보내세요. 결정 사항과 할 일은 메시지 본문에 쓰고 전체 문서 링크를 붙입니다. 대부분은 링크를 열지 않기 때문입니다. 작업 관리 도구에 넣어야 할 할 일이라면 그 도구에서 작업을 만들고 회의록에서 링크하세요. 그러면 도구와 회의록이 서로 어긋날 수 없습니다.

회의는 비쌉니다. Harvard Business Review에 따르면 경영진이 회의에 쓰는 시간은 일주일에 23시간 가까이로, 1960년대의 10시간 미만에서 늘었습니다(Perlow, Hadley, Eun, 2017). 회의록은 그 시간을 통화가 끝난 뒤에도 남는 무언가로 바꾸는 방법입니다.

녹취록, AI 요약, 그리고 회의록

녹음과 받아쓰기 도구 덕분에 모든 것을 쉽게 기록할 수 있게 되면서, 회의록은 오히려 더 중요해졌습니다. 무엇이 중요했는지는 여전히 누군가 말해야 하기 때문입니다. 녹취록은 회의록을 확인하는 기록으로 쓰고, 회의록 자체는 짧게 유지하세요. AI 요약을 쓴다면 보내기 전에 읽어 보세요. 요약은 주제를 정리하는 데는 능하지만, 정확히 누가 무엇에 동의했는지에는 약합니다.

회의 참석자는 모두 녹음이나 받아쓰기가 진행된다는 것을 알아야 하며, 지역에 따라서는 법적으로 동의가 필요합니다. 규칙은 녹음 동의에 관한 글에서 설명합니다. 녹취록은 개인정보이기도 하니, 쓸모 있는 동안만 보관하세요.

이 사이트에서 소개하는 앱인 Prepped는 회의의 녹취록과 자료로 회의록을 씁니다. 항목은 회의 종류마다 정할 수 있어서 위 템플릿의 항목을 그대로 쓸 수도 있습니다. 회의는 AI 도구나 채팅에 바로 붙여 넣을 수 있는 일반 텍스트나 Word 문서로 내보낼 수 있습니다.