Grabar reuniones con IA y las normas de consentimiento que se aplican

Los asistentes de notas y de reuniones con IA han hecho que grabar una conversación sea tan fácil como pulsar un botón, y eso ha vuelto habitual una pregunta legal que antes pasaba desapercibida, la de si los demás tienen que estar de acuerdo. La respuesta depende de dónde esté cada persona, y preguntar es casi siempre lo correcto. Este artículo explica las normas de EE. UU. y de la UE, las normas más recientes sobre la IA en la selección de personal y una forma práctica de pedir permiso. Ofrece información general, y cómo se aplica a tu caso es algo que debe valorar un abogado.

Consentimiento de una parte y de todas en Estados Unidos

La ley federal de EE. UU. marca el mínimo. Según la ley federal sobre escuchas, no es ilegal que una persona grabe una conversación telefónica, presencial o electrónica en la que participa, o una en la que un participante ha dado su consentimiento, salvo que la grabación se haga para cometer un delito o un acto ilícito (18 U.S.C. § 2511(2)(d)). Esto se llama consentimiento de una parte. Si participas en la conversación, según la ley federal basta con tu propio consentimiento.

Los estados pueden ser más estrictos, y muchos lo son. Según el Reporters Committee for Freedom of the Press (RCFP), unos 11 estados exigen principalmente el consentimiento de todas las partes. Son California, Delaware, Florida, Illinois, Maryland, Massachusetts, Míchigan (al menos para grabaciones hechas por alguien ajeno a la conversación), Montana, Nuevo Hampshire, Pensilvania y Washington (RCFP). Algunos más combinan las dos reglas. Misuri y Oregón exigen el consentimiento de todos en las conversaciones presenciales y el de una parte en las llamadas, Connecticut y Nevada al revés, y Hawái y Maine exigen el de todos en lugares especialmente privados. Vermont no tiene una ley propia sobre grabaciones, así que allí se aplica la norma federal.

Hasta qué punto son estrictos los estados que exigen el consentimiento de todos

La ley de California muestra lo que está en juego. Prohíbe grabar una comunicación confidencial sin el consentimiento de todas las partes, tanto si la conversación es presencial como si es por teléfono u otro dispositivo. Una comunicación es confidencial cuando las circunstancias indican razonablemente que un participante quiere que quede entre quienes participan. Quedan excluidas las reuniones públicas, y también las situaciones en las que cabe esperar razonablemente que alguien escuche o grabe. Una primera infracción puede castigarse con una multa de hasta 2.500 dólares por infracción, prisión o ambas, y una grabación hecha infringiendo la ley no puede usarse como prueba (Código Penal de California § 632).

La mayoría de las leyes estatales también permiten demandar a la persona grabada, y algunas admiten una indemnización triple y el pago de los honorarios de abogados, así que una reclamación civil es un riesgo real aunque un proceso penal sea poco probable.

Llamadas entre estados

Las videollamadas rara vez se quedan en un solo estado. Los tribunales no se ponen de acuerdo sobre si rige la ley del estado de quien graba o la del estado de quien es grabado, así que el RCFP aconseja suponer que en las llamadas entre estados se aplica la ley más estricta. Si alguien de la llamada puede estar en un estado que exige el consentimiento de todos, consigue el consentimiento de todos.

Qué cuenta como consentimiento

No siempre hace falta una firma. El RCFP señala que, cuando se informa a los participantes de que se está grabando y siguen hablando, los tribunales suelen considerarlo consentimiento, y lo mismo vale para una entrevista cara a cara con la grabadora a la vista. La forma más sencilla de demostrar el consentimiento es decirlo en voz alta al principio y guardar constancia de que lo hiciste.

La transcripción con IA cuenta como grabación

Las leyes hablan de grabar, escuchar a escondidas o interceptar, y la mayoría se escribieron décadas antes de que existieran los asistentes de notas con IA. Una herramienta que capta el audio de una llamada para transcribirlo hace exactamente lo que describen estas leyes, y la transcripción es un registro de la conversación. La interpretación más segura trata la transcripción con IA igual que una grabación, también cuando la herramienta borra el audio después.

Con las herramientas de IA, el audio o el texto suelen ir además a otra empresa. Di a los demás qué herramienta usas y comprueba qué guarda esa empresa.

El RGPD en Europa

En la UE, una grabación o una transcripción de personas identificables es un dato personal, y se le aplica el Reglamento General de Protección de Datos. Para las reuniones, dos partes del reglamento son las que más importan.

Una es la base jurídica. El artículo 6 enumera seis, y para las reuniones las realistas son el consentimiento y el interés legítimo. Basarse en el interés legítimo exige sopesar tu interés en grabar frente a los derechos de los participantes (artículo 6 del RGPD).

La otra es informar a las personas. Cuando recoges datos personales de las propias personas, el artículo 13 exige decirles quién los recoge, para qué y con qué base, quién los recibe, cuánto tiempo se conservan y qué derechos tienen, incluido el de reclamar ante una autoridad de control (artículo 13 del RGPD).

El RGPD no se aplica al tratamiento que hace una persona en el ejercicio de actividades exclusivamente personales o domésticas (artículo 2 del RGPD). Una llamada familiar puede entrar en esa excepción. Una reunión de trabajo queda fuera, así que si grabas en el trabajo, empieza por la política de tu empresa y su delegado de protección de datos.

Normas más recientes sobre la IA en la selección de personal

Hay dos normas que se aplican específicamente cuando una IA evalúa a personas en un proceso de selección. Desde el 2 de febrero de 2025, el Reglamento de IA de la UE prohíbe usar sistemas de IA para inferir las emociones de las personas en el lugar de trabajo y en centros educativos, salvo por motivos médicos o de seguridad (artículo 5, apartado 1, letra f)). Entran aquí las herramientas que dicen leer el entusiasmo o el estrés de un candidato en su cara o su voz.

La ley de Illinois sobre entrevistas en vídeo con inteligencia artificial obliga a los empleadores que usan IA para analizar entrevistas grabadas en vídeo a avisar antes a los candidatos, explicarles cómo funciona la IA y qué examina, y obtener su consentimiento. Solo pueden compartir los vídeos con las personas necesarias para evaluarlos y deben borrarlos en un plazo de 30 días si el candidato lo pide (820 ILCS 42).

Estas normas obligan a los empleadores. Los candidatos suelen enfrentarse a otra pregunta, la de si las normas de la entrevista permiten siquiera la ayuda de la IA. Muchos empleadores prohíben la ayuda externa en las entrevistas en directo y algunos no permiten grabar, y que una herramienta pueda ocultar su ventana no cambia lo que aceptaste. Si las instrucciones no están claras, pregunta.

Cómo pedirlo, en la práctica

Ponlo en la convocatoria y repítelo al empezar la llamada.

Uso un asistente de notas con IA que transcribe la llamada para poder compartir el acta después. La transcripción la guardo yo y la borro pasados treinta días. ¿Os parece bien a todos?

Espera la respuesta de cada persona. Si alguien dice que no, apaga la herramienta y toma notas a mano, porque la conversación también es suya. Si alguien se incorpora tarde, díselo cuando llegue.

En las reuniones periódicas, acordadlo una vez y escribidlo en la descripción de la reunión, para que los nuevos asistentes lo vean antes de entrar.

Cómo gestiona Prepped el consentimiento

Antes de la primera reunión que activas, Prepped te pide confirmar que las personas de tus conversaciones están de acuerdo en ser grabadas y transcritas, y registra cuándo lo confirmaste. Puedes hacer que vuelva a preguntarlo antes de la siguiente reunión. Solo guarda el audio en sí si activas los registros de reuniones en la aplicación de escritorio, y solo en tu ordenador, como archivos normales sin cifrar. Sus transcripciones son texto que puedes corregir o borrar, y al eliminar una reunión se eliminan también su transcripción, sus respuestas y su material. La responsabilidad de obtener el consentimiento de los demás sigue siendo tuya, y por eso la pregunta aparece donde no puedes pasarla por alto.