Enregistrer une réunion avec l’IA et les règles du consentement

Les preneurs de notes IA et les assistants de réunion ont rendu l’enregistrement d’une conversation aussi simple qu’un clic, et une question juridique discrète est devenue courante, celle de savoir si les autres personnes doivent être d’accord. La réponse dépend de l’endroit où chacun se trouve, et demander est presque toujours la bonne décision. Cet article présente les règles aux États-Unis et dans l’Union européenne, les règles plus récentes sur l’IA dans le recrutement, et une façon pratique de demander. Il donne des informations générales, et un avocat peut vous dire comment ces règles s’appliquent à votre situation.

Consentement d’une partie ou de toutes aux États-Unis

Le droit fédéral américain fixe le minimum. Selon la loi fédérale sur les écoutes, une personne peut légalement enregistrer une conversation téléphonique, en personne ou électronique à laquelle elle participe, ou une conversation dont un participant a donné son accord, sauf si l’enregistrement sert à commettre un crime ou un délit civil (18 U.S.C. § 2511(2)(d)). C’est ce qu’on appelle le consentement d’une partie. Si vous participez à la conversation, votre propre accord suffit au regard du droit fédéral.

Les États peuvent être plus stricts, et beaucoup le sont. Selon le Reporters Committee for Freedom of the Press, environ 11 États exigent en principe le consentement de toutes les parties. Il s’agit de la Californie, du Delaware, de la Floride, de l’Illinois, du Maryland, du Massachusetts, du Michigan (au moins pour les enregistrements faits par une personne extérieure à la conversation), du Montana, du New Hampshire, de la Pennsylvanie et de l’État de Washington (RCFP). Quelques autres États combinent les deux règles. Le Missouri et l’Oregon exigent le consentement de tous pour les conversations en personne et celui d’une partie pour les appels téléphoniques, le Connecticut et le Nevada font l’inverse, et Hawaï et le Maine exigent le consentement de tous dans les lieux particulièrement privés. Le Vermont n’a pas de loi propre sur l’enregistrement, donc la règle fédérale s’y applique.

Jusqu’où vont les États qui exigent l’accord de tous

La loi californienne montre ce qui est en jeu. Elle interdit d’enregistrer une communication confidentielle sans le consentement de toutes les parties, que la conversation ait lieu en personne, par téléphone ou par un autre appareil. Une communication est confidentielle quand les circonstances indiquent raisonnablement qu’un participant veut la garder entre les personnes qui y prennent part. Les rassemblements publics sont exclus, de même que les situations où l’on peut raisonnablement s’attendre à être entendu ou enregistré. Une première infraction est passible d’une amende pouvant aller jusqu’à 2 500 dollars par infraction, d’une peine de prison, ou des deux, et un enregistrement fait en infraction ne peut pas servir de preuve (Code pénal de Californie, § 632).

La plupart des lois des États permettent aussi à la personne enregistrée d’engager des poursuites, et certaines prévoient des dommages et intérêts triplés et le remboursement des frais d’avocat, si bien qu’une action civile est un risque réel même quand des poursuites pénales sont peu probables.

Les appels entre plusieurs États

Les appels vidéo restent rarement dans un seul État. Les tribunaux divergent sur la question de savoir si c’est la loi de l’État de la personne qui enregistre ou celle de la personne enregistrée qui s’applique, alors le RCFP conseille de supposer que la loi la plus stricte vaut pour les appels entre États. Si une personne de l’appel peut se trouver dans un État qui exige l’accord de tous, obtenez le consentement de tout le monde.

Ce qui compte comme consentement

Une signature n’est pas toujours nécessaire. Le RCFP note que lorsque les participants sont informés de l’enregistrement et continuent la conversation, les tribunaux y voient en général un consentement, et il en va de même pour un entretien en face à face où l’appareil d’enregistrement est bien visible. La façon la plus simple de montrer le consentement est de le dire à voix haute au début et de garder une trace que vous l’avez fait.

La transcription par IA compte comme un enregistrement

Les textes de loi parlent d’enregistrer, d’écouter à l’insu des personnes ou d’intercepter, et la plupart ont été écrits des décennies avant l’arrivée des preneurs de notes IA. Un outil qui capte le son d’un appel pour le transcrire fait exactement ce que décrivent ces lois, et la transcription est une trace de la conversation. La lecture prudente traite la transcription par IA comme un enregistrement, y compris quand l’outil supprime le son ensuite.

Avec les outils d’IA, le son ou le texte part en général aussi chez une autre entreprise. Dites aux gens quel outil vous utilisez, et vérifiez ce que cette entreprise conserve.

Le RGPD en Europe

Dans l’Union européenne, un enregistrement ou une transcription de personnes identifiables est une donnée personnelle, et le règlement général sur la protection des données s’y applique. Deux parties du règlement comptent surtout pour les réunions.

La première est la base légale. L’article 6 en énumère six, et pour les réunions les plus réalistes sont le consentement et l’intérêt légitime. S’appuyer sur l’intérêt légitime signifie mettre en balance votre intérêt à enregistrer et les droits des participants (RGPD, art. 6).

La seconde est l’information des personnes. Quand vous collectez des données personnelles auprès des personnes elles-mêmes, l’article 13 impose de leur dire qui les collecte, pourquoi et sur quelle base, qui les reçoit, combien de temps elles sont conservées et quels sont leurs droits, y compris celui de porter plainte auprès d’une autorité de contrôle (RGPD, art. 13).

Le RGPD ne s’applique pas au traitement effectué par une personne dans le cadre d’une activité strictement personnelle ou domestique (RGPD, art. 2). Un appel familial peut relever de cette exception. Une réunion de travail ne le peut pas, et si vous enregistrez au travail, la politique de votre employeur et son délégué à la protection des données sont le bon point de départ.

Les règles plus récentes sur l’IA dans le recrutement

Deux règles s’appliquent précisément quand l’IA évalue des personnes lors d’un recrutement. Depuis le 2 février 2025, le règlement européen sur l’IA interdit l’usage de systèmes d’IA pour déduire les émotions des personnes sur le lieu de travail et dans l’enseignement, sauf pour des raisons médicales ou de sécurité (article 5, paragraphe 1, point f). Les outils qui prétendent lire l’enthousiasme ou le stress d’un candidat sur son visage ou dans sa voix en relèvent.

L’Artificial Intelligence Video Interview Act de l’Illinois impose aux employeurs qui utilisent l’IA pour analyser des entretiens vidéo enregistrés d’en informer les candidats à l’avance, d’expliquer comment fonctionne l’IA et ce qu’elle examine, et d’obtenir leur consentement. Les employeurs ne peuvent partager les vidéos qu’avec les personnes nécessaires à leur évaluation, et doivent les supprimer dans les 30 jours si le candidat le demande (820 ILCS 42).

Ces règles s’imposent aux employeurs. Les candidats font en général face à une autre question, celle de savoir si les règles de l’entretien autorisent une aide par IA. Beaucoup d’employeurs interdisent l’aide extérieure pendant les entretiens en direct et certains interdisent l’enregistrement, et la capacité d’un outil à cacher sa fenêtre ne change rien à ce que vous avez accepté. Si les consignes ne sont pas claires, posez la question.

Comment demander, en pratique

Mettez une ligne dans l’invitation et redites-la au début de l’appel.

J’utilise un preneur de notes IA qui transcrit l’appel pour que je puisse partager des notes ensuite. La transcription reste chez moi et je la supprime au bout de trente jours. Est-ce que cela convient à tout le monde ?

Attendez une réponse de chaque personne. Si quelqu’un refuse, désactivez l’outil et prenez des notes à la main, car c’est aussi sa conversation. Prévenez les personnes qui arrivent en retard dès leur arrivée.

Pour les réunions récurrentes, mettez-vous d’accord une fois et inscrivez-le dans la description de la réunion, pour que les nouveaux participants le voient avant de rejoindre.

Comment Prepped gère le consentement

Avant la première réunion que vous activez, Prepped vous demande de confirmer que les personnes de vos conversations acceptent d’être enregistrées et transcrites, et il garde la date de votre confirmation. Vous pouvez lui faire reposer la question avant la réunion suivante. Il ne conserve le son lui-même que si vous activez les enregistrements de réunions dans l’application de bureau, et seulement sur votre ordinateur, dans des fichiers ordinaires non chiffrés. Ses transcriptions sont du texte que vous pouvez corriger ou supprimer, et supprimer une réunion efface sa transcription, ses réponses et ses documents. La responsabilité de l’accord des autres personnes reste la vôtre, et c’est pourquoi la question apparaît là où vous ne pouvez pas la manquer.