Privacidad y datos

Primero, el consentimiento

Antes de la primera reunión que actives, Prepped te pide confirmar que las personas de tus conversaciones aceptan que se grabe y se transcriba. Ese consentimiento, y cumplir la ley del lugar donde estáis tú y ellas, es responsabilidad tuya. Configuración → Privacidad muestra cuándo lo confirmaste y puede volver a preguntarlo antes de la siguiente reunión.

Dónde están tus datos

La aplicación de escritorio ejecuta un pequeño servicio propio en tu ordenador. Allí se guardan tu cuenta, tus reuniones, transcripciones, documentos, índices de proyectos, tus respuestas del banco de preguntas y tu práctica, y allí funcionan la detección de voz y la identificación de participantes, con modelos instalados junto a la aplicación. La voz también se convierte en texto allí, o la convierte Soniox mientras escuchas si eliges el reconocimiento en línea; escuchar solo prescinde de internet cuando el reconocimiento se hace en el dispositivo.

Con una cuenta en línea, como en la prueba por invitación, tu inicio de sesión, tus créditos y tus registros de uso se guardan en el servicio de Prepped, y las solicitudes a los proveedores de IA y a Soniox pasan por él sin guardarse. Las reuniones de la cuenta con sus transcripciones y respuestas, los documentos, las preparaciones, los currículums, las respuestas del banco de preguntas, la práctica y los ajustes también se guardan allí, cifrados, como copia de seguridad y para tus otros ordenadores y la aplicación web; los índices de las carpetas de proyecto se quedan en el ordenador que las leyó, y una reunión configurada para no guardar historial nunca se envía. Lo que borras en un dispositivo se borra en los demás. La aplicación web guarda los mismos tipos de datos en tu cuenta del servicio de Prepped.

Qué se envía a los proveedores de IA

Cuando pides una respuesta, notas, una preparación, la versión hablada de tu respuesta o comentarios de práctica, la solicitud va al proveedor del modelo que elegiste (OpenAI o DeepSeek). Contiene la pregunta, la transcripción reciente y las partes de tu material y de los archivos del proyecto que vienen al caso, además de una captura si la haces. El audio solo sale de tu ordenador mientras escuchas con el reconocimiento en línea, que lo envía a Soniox, o con la transcripción en la nube, que envía fragmentos de voz a OpenAI. Con la traducción en directo activada, el texto de lo que se dice también va a Google Cloud Translation a través del servicio de Prepped para traducirlo.

Aparte de esto, la aplicación de escritorio solo busca una versión nueva cuando pulsas Buscar actualizaciones.

El programa de experiencia de usuario

Durante la prueba privada, participar en el programa de experiencia de usuario es una condición de la invitación. La aplicación de escritorio y la versión web te avisan una vez, y no se puede desactivar. Después de la prueba, la aplicación de escritorio pregunta la primera vez que se abre, puedes dejar de participar cuando quieras en Configuración → Privacidad y, si no participas, no se envía nada de esto. Mientras participes, cada reunión que termina envía al servicio de Prepped un registro con la transcripción, las preguntas y las respuestas, cuánto tardó cada paso, los modelos usados y los errores, y el sistema, el procesador y la memoria del ordenador con la versión de Prepped. Además, cada dispositivo que uses envía cada cinco minutos su registro de actividad, que recoge si la aplicación está en marcha, en qué versión y ordenador, y la reunión en curso; lo que haces en ella; sus solicitudes con lo que se envió y se recibió, incluido lo que va al proveedor de IA y sus respuestas; sus registros y errores; y, en la versión web, las páginas abiertas y sus errores. Las direcciones de correo, las claves, los enlaces más allá de su sitio y el nombre de la cuenta en las rutas de archivo se quitan del registro de actividad, y las grabaciones y las imágenes de la pantalla no se envían. La aplicación de escritorio guarda lo que aún no ha enviado en su propia carpeta y lo borra un día después de enviarlo. Los registros solo se usan para mejorar Prepped y para ningún otro fin comercial. No se usan para publicidad y nunca se venden ni se comparten. Se guardan cifrados durante 180 días.

Tras algunas reuniones (la 1.ª, la 3.ª, la 10.ª, la 25.ª y luego cada 25, como mucho una vez por semana), Prepped pregunta qué tal fue. Las estrellas y el comentario que envíes llegan al equipo de Prepped; Ahora no no envía nada.

Google Drive y Dropbox

Las conexiones con la nube requieren una autorización de solo lectura independiente. Prepped lee nombres de archivos y listas de carpetas para que puedas elegir el material. Lee el contenido de los archivos y carpetas seleccionados, incluidas sus subcarpetas, y busca cambios cada cinco minutos y antes de la preparación. Nunca modifica los originales.

Las credenciales y el texto de los documentos se guardan cifrados en el servicio de Prepped. El material seleccionado se sincroniza con los dispositivos conectados a tu cuenta. El contenido relevante se envía al proveedor de IA elegido para la preparación y las respuestas. Las credenciales no se envían a otros dispositivos.

Quita una fuente de la reunión o del grupo, o desconecta la cuenta de la nube en Configuración → Conexiones, para eliminar su material guardado en Prepped. Las preparaciones y respuestas existentes permanecen hasta que las sustituyas o elimines. Desconectar aquí no revoca otros permisos concedidos a Prepped en Google o Dropbox; puedes gestionarlos en la configuración de tu cuenta del proveedor. Al eliminar tu cuenta de Prepped se borran todos los materiales y credenciales guardados de la nube.

Datos de usuario de Google

Al iniciar sesión con Google, Prepped recibe la dirección de correo de tu cuenta de Google, con la confirmación de Google de que es tuya, tu nombre y tu foto de perfil; no pide nada más al iniciar sesión. Usa la dirección para abrir tu cuenta de Prepped o, si no tienes, para crear una con esa dirección y ese nombre. La dirección y el nombre se guardan con tu cuenta en el servicio de Prepped, igual que los de una cuenta creada con contraseña. La foto de perfil y los tokens de inicio de sesión de Google no se guardan.

Conectar Google Calendar es un permiso aparte y de solo lectura. Prepped lee la lista de tus calendarios y, de los calendarios que elijas, los eventos desde un día antes hasta 60 días después, con su hora, título, descripción, lugar, organizador, invitados y sus respuestas, y enlaces de reunión. Los usa para mostrarte tus próximas reuniones y recordártelas, para crear una reunión a partir de un evento y para responder dentro de esa reunión. Las solicitudes de esa reunión al proveedor de IA del modelo que elegiste incluyen el título, la hora, el organizador, los invitados, el lugar y la descripción del evento, y el reconocimiento de voz en línea (Soniox) recibe sus nombres y términos para escribirlos bien. Con «Que las respuestas propongan horas en las que estoy libre» activado, el proveedor de IA recibe tus horas libres dentro del horario laboral, nunca tus eventos. Una reunión creada a partir de un evento toma el título del evento como nombre; si participas en el programa de experiencia de usuario, sus registros incluyen ese nombre.

Las credenciales del calendario se guardan cifradas en el ordenador o servicio donde conectaste la cuenta. Con una cuenta de Prepped en línea, la información y los eventos de los calendarios conectados se sincronizan con los otros dispositivos, sin necesidad de volver a conectarlos. Los tokens de Google Calendar solo se usan para leer tus calendarios.

Para detener la lectura de calendarios, desconecta la cuenta de calendario en Ajustes → Conexiones. Prepped elimina sus credenciales de calendario, calendarios y eventos guardados. Google Drive y el inicio de sesión con Google siguen conectados. Para retirar todos los permisos de Google para Prepped, usa Tus conexiones con aplicaciones y servicios de terceros en tu cuenta de Google; esto también puede desconectar Google Drive y el inicio de sesión con Google. Al eliminar tu cuenta de Prepped se borra todo lo que conserva de Google.

Prepped no vende la información de Google, no la usa para publicidad y no la usa para entrenar modelos de IA. Solo se comparte como se describe arriba, para ofrecer estas funciones, y las personas de Prepped solo la leen con tu permiso, para mantener la seguridad del servicio o cuando lo exige la ley.

El uso que hace Prepped de la información recibida de las API de Google se ajustará a la Google API Services User Data Policy, incluidos los requisitos de Limited Use.

Qué guarda Prepped y cómo borrarlo

Al borrar tu cuenta se elimina todo lo anterior.

La ventana flotante y la pantalla compartida

En Windows 10 versión 2004 y posteriores, la ventana flotante queda fuera de la captura de pantalla, así que no aparece en capturas, grabaciones ni pantallas compartidas hechas con los métodos de captura de Windows. La ventana principal también puede quedar fuera si activas Ocultar la ventana principal en capturas y grabaciones en Configuración → Privacidad. Cada aplicación de reuniones es distinta, así que comparte pantalla una vez en la tuya antes de confiar en ello.