Confidentialité et données
Prepped travaille sur des conversations, il doit donc être clair sur ce qu’il conserve. Cette page décrit l’application telle qu’elle est aujourd’hui. La même liste se trouve dans l’application, sous Paramètres → Confidentialité.
Le consentement d’abord
Avant la première réunion que vous activez, Prepped vous demande de confirmer que les personnes de vos conversations acceptent d’être enregistrées et transcrites. Ce consentement, et le respect de la loi là où vous et elles vous trouvez, relèvent de votre responsabilité. Paramètres → Confidentialité indique quand vous l’avez confirmé et peut vous le redemander avant la prochaine réunion.
Où sont vos données
L’application de bureau fait tourner son propre petit service sur votre ordinateur. Votre compte, vos réunions, transcriptions, documents, index de projets, vos réponses de la banque de questions et vos entraînements y sont conservés, et la détection de la voix et l’identification des participants y tournent avec des modèles installés avec l’application. La parole y est aussi transcrite, ou par Soniox pendant l’écoute si vous choisissez la reconnaissance en ligne ; l’écoute ne se passe d’internet que lorsque la reconnaissance se fait sur l’appareil.
Avec un compte en ligne, comme dans le test sur invitation, votre connexion, vos crédits et vos relevés d’usage sont conservés sur le service Prepped, et les demandes aux fournisseurs d’IA et à Soniox passent par lui sans y être conservées. Les réunions du compte avec leurs transcriptions et réponses, les documents, les préparations, les CV, les réponses de la banque de questions, les entraînements et les réglages y sont aussi conservés, chiffrés, comme sauvegarde et pour vos autres ordinateurs et l’application web ; les index des dossiers de projet restent sur l’ordinateur qui les a lus, et une réunion réglée pour ne garder aucun historique n’est jamais envoyée. Ce que vous supprimez sur un appareil est supprimé sur les autres. L’application web conserve les mêmes types de données dans votre compte sur le service Prepped.
Ce qui est envoyé aux fournisseurs d’IA
Quand vous demandez une réponse, des notes, une préparation, une version parlée de votre réponse ou un retour d’entraînement, la demande part chez le fournisseur du modèle choisi (OpenAI ou DeepSeek). Elle contient la question, la transcription récente et les parties utiles de vos documents de réunion et des fichiers du projet, plus une capture d’écran si vous en prenez une. Le son ne quitte votre ordinateur que pendant l’écoute avec la reconnaissance en ligne, qui l’envoie à Soniox, ou avec la transcription dans le cloud, qui envoie des extraits de voix à OpenAI. Avec la traduction en direct activée, le texte de ce qui est dit passe aussi par le service de Prepped vers Google Cloud Translation, qui le traduit.
En dehors de cela, l’application de bureau ne cherche une nouvelle version que si vous appuyez sur Rechercher des mises à jour.
Le programme d’expérience utilisateur
Pendant le test privé, la participation au programme d’expérience utilisateur est une condition de l’invitation. L’application de bureau et la version web vous en informent une fois, et elle ne peut pas être désactivée. Après le test, l’application de bureau vous le demande à sa première ouverture, vous pouvez arrêter à tout moment dans Paramètres → Confidentialité et, si vous ne participez pas, rien de tout cela n’est envoyé. Tant que vous participez, chaque réunion terminée envoie au service Prepped un relevé avec la transcription, les questions et les réponses, la durée de chaque étape, les modèles utilisés et les erreurs, ainsi que le système, le processeur et la mémoire de l’ordinateur avec la version de Prepped. Chaque appareil que vous utilisez envoie aussi toutes les cinq minutes son journal d’activité, qui indique si l’application est en marche, sur quelle version et quel ordinateur, et la réunion en cours ; ce que vous y faites ; ses requêtes avec ce qui a été envoyé et reçu, y compris ce qui part chez le fournisseur d’IA et ses réponses ; ses journaux et erreurs ; et, dans la version web, les pages ouvertes et leurs erreurs. Les adresses e-mail, les clés, les liens au-delà de leur site et le nom du compte dans les chemins de fichiers sont retirés du journal d’activité, et les enregistrements audio et les images de l’écran ne sont pas envoyés. L’application de bureau garde ce qu’elle n’a pas encore envoyé dans son propre dossier et le supprime un jour après l’envoi. Les relevés servent uniquement à améliorer Prepped, à aucune autre fin commerciale. Ils ne servent pas à la publicité et ne sont jamais vendus ni partagés. Ils sont conservés chiffrés pendant 180 jours.
Après certaines réunions (la 1re, la 3e, la 10e, la 25e puis toutes les 25, au plus une fois par semaine), Prepped demande comment s’est passée la réunion. Les étoiles et le commentaire que vous envoyez arrivent à l’équipe Prepped ; Pas maintenant n’envoie rien.
Google Drive et Dropbox
Les connexions cloud demandent une autorisation distincte en lecture seule. Prepped lit les noms de fichiers et les listes de dossiers pour vous permettre de choisir vos documents. Il lit le contenu des fichiers et dossiers sélectionnés, sous-dossiers compris, et vérifie les changements toutes les cinq minutes et avant la préparation. Les originaux ne sont jamais modifiés.
Les autorisations et le texte des documents sont conservés chiffrés sur le service Prepped. Les documents sélectionnés sont synchronisés avec les appareils connectés à votre compte. Le contenu pertinent est envoyé au fournisseur d’IA choisi pour la préparation et les réponses. Les autorisations ne sont pas envoyées à vos autres appareils.
Retirez une source de la réunion ou du groupe, ou déconnectez le compte cloud dans Paramètres → Connexions, pour supprimer les documents enregistrés dans Prepped. Les préparations et réponses existantes restent disponibles jusqu’à leur remplacement ou suppression. La déconnexion ne révoque pas les autres autorisations accordées à Prepped chez Google ou Dropbox ; elles se gèrent dans les paramètres de votre compte du fournisseur. Supprimer votre compte Prepped efface tous les documents cloud et autorisations enregistrés.
Données utilisateur Google
Se connecter avec Google donne à Prepped l’adresse e-mail de votre compte Google, avec la confirmation de Google qu’elle est bien la vôtre, votre nom et votre photo de profil ; Prepped ne demande rien d’autre à la connexion. Il utilise l’adresse pour ouvrir votre compte Prepped, ou pour en créer un avec cette adresse et ce nom si vous n’en avez pas. L’adresse et le nom sont conservés avec votre compte sur le service Prepped, comme pour un compte créé avec un mot de passe. La photo de profil et les jetons de connexion de Google ne sont pas conservés.
Connecter Google Agenda est une autorisation distincte, en lecture seule. Prepped lit la liste de vos agendas et, pour les agendas que vous choisissez, les événements d’un jour avant à 60 jours après, avec leurs heures, titres, descriptions, lieux, organisateurs, invités et leurs réponses, et liens de réunion. Il s’en sert pour lister vos prochaines réunions et vous les rappeler, pour créer une réunion à partir d’un événement et pour répondre pendant cette réunion. Les requêtes de cette réunion au fournisseur d’IA du modèle choisi contiennent le titre, l’heure, l’organisateur, les invités, le lieu et la description de l’événement, et la reconnaissance vocale en ligne (Soniox) en reçoit les noms et les termes pour les écrire correctement. Avec « Laisser les réponses proposer des créneaux où je suis libre » activé, le fournisseur d’IA reçoit vos heures libres pendant les heures de travail, jamais vos événements. Une réunion créée à partir d’un événement prend le titre de l’événement pour nom ; si vous participez au programme d’expérience utilisateur, ses relevés contiennent ce nom.
Les autorisations d’agenda restent chiffrées sur l’ordinateur ou le service où vous avez connecté le compte. Avec un compte Prepped en ligne, les informations et événements des agendas connectés sont synchronisés avec vos autres appareils, sans nouvelle connexion. Les jetons Google Agenda servent uniquement à lire vos agendas.
Pour arrêter la lecture des agendas, déconnectez le compte de calendrier dans Paramètres → Connexions. Prepped supprime ses identifiants de calendrier, agendas et événements enregistrés. Google Drive et la connexion avec Google restent actifs. Pour retirer toutes les autorisations Google de Prepped, utilisez Vos connexions à des applications et services tiers dans votre compte Google ; cela peut aussi déconnecter Google Drive et la connexion avec Google. Supprimer votre compte Prepped efface tout ce qu’il conserve de Google.
Prepped ne vend pas les informations venant de Google, ne les utilise pas pour la publicité et ne s’en sert pas pour entraîner des modèles d’IA. Elles ne sont partagées que comme décrit ci-dessus, pour fournir ces fonctions, et l’équipe de Prepped ne les consulte qu’avec votre permission, pour assurer la sécurité du service ou lorsque la loi l’exige.
L’utilisation par Prepped des informations reçues des API Google respectera la Google API Services User Data Policy, y compris les exigences de Limited Use.
Ce que Prepped conserve, et comment le supprimer
| Type | Comment le supprimer | Ce que la suppression laisse intact |
|---|---|---|
| Réunions | Supprimez une réunion depuis sa page ; sa transcription, ses réponses et ses documents partent avec elle. | Les données de facturation restent pour la comptabilité. |
| Lignes de transcription | Modifiez une ligne sur la page de la réunion, ou supprimez la réunion. | Le son n’est pas conservé, sauf si vous activez l’enregistrement complet de chaque réunion dans Paramètres → Bureau et audio. Cet enregistrement, avec le son, reste dans son dossier sur votre ordinateur sous forme de fichiers ordinaires non chiffrés, jusqu’à ce que vous supprimiez le dossier. |
| Réponses et notes | Supprimées avec leur réunion. | Le fournisseur d’IA peut conserver les demandes selon sa propre politique. |
| Documents de réunion | Retirez un document de sa réunion ou de son groupe. | Le fichier d’origine sur votre ordinateur reste intact. |
| Index des dossiers de projet | Retirez le dossier des documents de sa réunion. | Le dossier sur votre ordinateur reste intact. |
| Préparations des réunions | Relancez la préparation ou supprimez la réunion. | Vos documents et dossiers restent intacts. |
| CV | Supprimez un CV sur sa page. | Les fichiers exportés que vous avez enregistrés restent intacts. |
| Vos réponses de la banque de questions | Videz les parties d’une réponse, ou supprimez une question que vous avez écrite. | Les questions de la bibliothèque restent intactes. |
| Séances d’entraînement | Supprimez une séance depuis sa page. | La banque de questions reste intacte. |
| Données d’utilisation | Conservées pour les limites de dépense et la facturation. | — |
| Relevés du programme d’expérience, journaux d’activité et notes des réunions | Supprimés après 180 jours, et avec votre compte ; pour les supprimer plus tôt, écrivez-nous depuis la page Nous contacter. | Vos réunions ne changent pas. |
| Connexions Google Agenda et leurs événements | Retirez le compte Google dans Paramètres → Connexions. | Les réunions créées à partir d’événements restent jusqu’à ce que vous les supprimiez. |
Supprimer votre compte efface l’ensemble.
La fenêtre flottante et le partage d’écran
Sous Windows 10 version 2004 et ultérieure, la fenêtre flottante est exclue de la capture d’écran. Elle n’apparaît donc pas dans les captures, les enregistrements ni les partages d’écran réalisés avec les méthodes de capture de Windows. La fenêtre principale peut aussi être exclue en activant Masquer la fenêtre principale des captures et enregistrements dans Paramètres → Confidentialité. Les applications de réunion diffèrent, alors partagez une fois votre écran dans la vôtre avant de compter dessus.