Agendas et groupes

Les entretiens et les réunions commencent souvent dans un agenda. Prepped lit vos agendas, donc les prochains vous attendent dans Agenda et dans Réunions, prêts à configurer, et les groupes gardent ensemble ceux d’une même série.

Connecter un agenda

Dans Agenda, tant qu’aucun agenda n’est connecté, Connectez votre agenda explique ce qu’un agenda apporte et propose les mêmes choix que Paramètres, puis Connexions, puis Agendas.

Avec Connecter Google Agenda ou Connecter Outlook ou Microsoft 365, connectez-vous au compte, puis choisissez les agendas que Prepped lit. Ces choix s’affichent quand le service les propose.
Importer une invitation (.ics) ajoute un seul événement depuis un fichier d’invitation.

Prepped ne fait que lire vos agendas ; il ne crée, ne modifie et ne répond jamais à un événement. Déconnecter ou Retirer sort de Prepped les événements de cet agenda ; les réunions créées à partir d’eux restent et ne suivent plus l’agenda.

Après la première lecture d’un compte, et chaque fois que vous activez un autre de ses agendas, Prepped demande quels entretiens et réunions régulières à venir configurer, tous cochés. Un entretien devient une réunion programmée, et une réunion régulière un groupe qui suit l’agenda et configure chacune de ses réunions. Ce que vous laissez décoché n’est plus proposé, ni sur cet appareil ni sur un autre connecté au même compte ; il reste dans Agenda, prêt à être configuré.

Des événements aux réunions

Les réunions en ligne des deux semaines à venir, les événements avec un lien d’appel vidéo, s’affichent dans Réunions sous les réunions que vous avez créées, avec Configurer la réunion pour en faire une réunion du type qu’ils évoquent ; tout autre événement se configure depuis Agenda. Chaque agenda peut aussi ajouter des réunions de lui-même, avec Les entretiens, d’eux-mêmes ou Chaque réunion en ligne, d’elle-même ; le réglage par défaut est Seulement les événements que je configure.

Une réunion créée à partir d’un événement suit l’heure de l’événement et les champs que vous n’avez pas modifiés, signale l’annulation de l’événement et ouvre son appel quand vous l’activez. Un rappel arrive quelques minutes avant le début (Paramètres, puis Général, puis Notifications).

La page Agenda

Dans Agenda, ce que votre agenda prévoit devient des réunions.

À préparer depuis votre agenda liste les entretiens et les réunions des deux semaines à venir, chacun avec Configurer la réunion, puis les réunions régulières avec Préparer la série, qui crée un groupe qui suit l’agenda et configure chacune de ses réunions une semaine à l’avance. Séries qui suivent votre agenda montre ces groupes, et Déjà préparées ouvre les réunions créées depuis votre agenda.
À côté se trouve ce que votre agenda fait dans Prepped, comme le rappel avant chaque réunion, et chaque élément ouvre sa place dans Paramètres.
Un agenda qui n’atteint plus Prepped est signalé en haut, avec Reconnecter pour un compte dont la connexion a pris fin ou Relire pour un agenda qui n’a pas pu être lu.
En dessous s’affichent vos réunions et les événements de vos agendas, par semaine ou par mois. Le jour choisi propose Rejoindre l’appel pour un événement avec un appel, Configurer la réunion pour un événement sans réunion (pour une réunion régulière, le bouton de la série la configure en entier) et Nouvelle réunion ce jour-là.

Vos créneaux libres dans les réponses

Quand on vous demande un moment pour vous reparler, une réponse peut proposer des heures où vous êtes libre. Activez Laisser les réponses proposer des créneaux où je suis libre sous Créneaux libres et horaires de travail, et réglez-y votre fuseau horaire et vos horaires de travail. Le fournisseur d’IA ne voit que les créneaux libres, jamais vos événements.

Groupes

Un groupe garde ensemble une série de réunions liées, comme une réunion hebdomadaire ou les tours d’un même poste. Ouvrez Groupes en haut de Réunions, choisissez Nouveau groupe, donnez-lui un nom et un type de réunion, puis ajoutez des documents et des réglages. Un groupe de type entretien est un poste visé, et Groupes montre d’abord les postes visés.

Les documents ajoutés au groupe, comme des fichiers ou des dossiers de projet, servent à toutes ses réunions.
Les réglages du groupe initialisent chaque nouvelle réunion créée dedans. Les réunions existantes gardent les leurs.
Les réunions précédentes servent aussi aux suivantes. Préparer une réunion du groupe s’appuie sur les transcriptions et les comptes rendus des réunions terminées du groupe, avec les questions posées et ce que vous avez répondu, pour que le tour suivant y revienne.

Nouvelle réunion dans le groupe crée la réunion suivante de la série. Quand vous planifiez un entretien, Configurer et réunir toutes les réunions de cette série dans un groupe crée le groupe pour vous. Supprimer un groupe supprime ses documents ; ses réunions restent.

Réunions régulières

Une réunion qui a lieu chaque semaine, comme une réunion de groupe hebdomadaire, se configure une seule fois.

Sur la page Nouvelle réunion. Choisissez l’heure de la première réunion sous Prévue le, puis sa répétition sous Se répète, par exemple chaque semaine le même jour ou chaque mois le même jour de la semaine. Créer la réunion crée la réunion et un groupe à son nom qui garde la série, avec le type et les réglages de la réunion comme réglages du groupe. Nouvelle réunion récurrente, au-dessus de vos réunions récurrentes sur Réunions, ouvre la page avec Se répète déjà choisi, tout comme une recherche de « réunion hebdomadaire » ou « récurrente » dans Paramètres ou dans la zone de recherche (Ctrl+K, ou ⌘+K sur un Mac).
Sur la page d’une réunion, avant ou après. Une réunion créée auparavant se répète à partir de son heure dès que vous choisissez sous Se répète, sur sa propre page ou, une fois tenue, à côté de sa Vue d’ensemble dans Réunions. Une réunion déjà tenue sans heure se répète à partir du quart d’heure le plus proche de son début, et sa réunion suivante est créée aussitôt.
Sur la page du groupe. Dans Se répète, activez Les réunions de ce groupe se répètent et choisissez à quelle fréquence et à quel moment les réunions ont lieu. Une série créée depuis une réunion se modifie ici aussi, et ses réunions comptent pour une heure tant qu’aucune autre durée n’est choisie.

Personnalisé…, à la fin de la liste Se répète, règle une répétition à votre façon. Choisissez la fréquence, de chaque semaine à tous les 3 mois, et pour une répétition hebdomadaire les jours, par exemple mardi et jeudi toutes les 2 semaines ; le jour de la réunion elle-même en fait toujours partie. Sur une réunion déjà enregistrée, la répétition commence quand vous choisissez Enregistrer la répétition.

Dès que le groupe n’a plus de réunion à venir, la suivante est créée avec les réglages du groupe et ceux de sa dernière réunion ; la page du groupe affiche les trois prochaines. Réunions affiche chaque série au-dessus des réunions, avec sa répétition et sa prochaine réunion, et chaque réunion à venir de la série indique sa répétition. Une réunion supprimée parce qu’elle n’aura pas lieu n’est pas recréée ; la suivante l’est. Un groupe qui suit un événement récurrent de votre agenda reçoit ses réunions de l’agenda, une semaine à l’avance.

Mémoire partagée

Quand une réunion d’un groupe se termine, Prepped lit sa transcription une fois, après avoir corrigé les mots mal entendus, et note dans la Mémoire partagée du groupe des éléments comme les décisions et les actions, avec qui les fait et pour quand. Quand une réunion suivante annonce qu’une action est faite, elle est marquée comme faite ; une décision qui a changé est remplacée. Rien n’est gardé sans les mots sur lesquels il repose, et Ce qui a été dit, sous chaque entrée, les montre avec la réunion d’où ils viennent.

Sur la page du groupe, vous pouvez modifier les entrées ; une réunion suivante n’écrase jamais vos corrections.
Les réunions suivantes du groupe utilisent la mémoire pour se préparer et pour répondre, et la reconnaissance vocale entend ses noms et termes. Une réunion prévue de la série affiche ce qui reste ouvert sous Des réunions précédentes, avec les commits et changements de ses projets depuis la réunion précédente.
Lire une réunion d’une heure coûte moins d’un centime avec le modèle économique du fournisseur de la réunion. Garder une mémoire partagée des réunions de ce groupe la désactive pour le groupe.